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¿Consideras que en la ACI Medellín tenemos una buena cultura organizacional?
Lo que hacemos dice mucho de como somos...
¡¡Story time!!
En las mañanas en la oficina, se encuentran los rastros del día anterior del paso de un equipo humano que trabajó arduamente por cumplir con sus metas y compromisos, pero que también dejó vasos, pocillos y termos en los puestos de trabajo, las sillas ubicadas en diferentes lugares a los que corresponde, la cocina sucia y peor aún, baños llenos de papel y en algunas ocasiones toallas de papel para las manos obstruyendo los sanitarios!!!
Convivir los unos con los otros, implica respetar todos los espacios y los elementos que compartimos en la oficina, incluidos los puestos de trabajo. Sabemos que a pesar de las advertencias y los recordatorios, algunos empleados descuidan los diferentes espacios, y aunque no lo crean eso refleja y dice mucho de nuestra cultura organizacional, pues cuidar el espacio de trabajo es una responsabilidad de todos y es fundamental para crear un ambiente armonioso y eficiente.
Así que buscamos las posibles razones por las cuales las personas dejan su lugar de trabajo en mal estado o hacen mal uso de él y encontramos que en general la falta de orden en el lugar de trabajo puede ser causada por una combinación de factores, y estos son los principales:
- Falta de motivación: si los empleados no sienten que su trabajo es valorado o no están motivados para hacerlo bien, es posible que no se tomen el tiempo para limpiar su área de trabajo adecuadamente.
- Falta de capacitación: es posible que los empleados no sepan cómo limpiar correctamente su área de trabajo, es posible que no sepan qué hacer o crean que otro tiene que hacerlo por ellos.
- Falta de tiempo: cuando los empleados tienen una carga de trabajo pesada, pueden sentir que no tienen tiempo para dejar en orden su área de trabajo.
¿Cuál o cuáles son tus razones? ¿Haz notado que esto puede ser tan molesto para los compañeros como recibir llamadas y conversar en voz alta, no dar buen uso a las reservas de las salas o discutir por el uso de los puestos compartidos para los profesionales?
Recordemos que el buen uso de los espacios de trabajo es esencial para mantener un ambiente laboral seguro, saludable y productivo, y que además refleja una buena cultura organizacional.
Recomendaciones para tener la oficina en buen estado
El orden y la limpieza no son únicamente labores de la persona encargada. Existe una corresponsabilidad ante todo de los jefes, pero también de cada una de las personas que laboran en la organización.
¿Qué método se puede aplicar para ordenar y asear un puesto o área de trabajo?
- Selecciona las cosas que no son necesarias para tus labores y que puedas reubicar, desechar, reciclar o regalar, incluyendo papeles, carpetas, entre otros.
- Al utilizar las salas regresa las silla a su lugar, borra el tablero, apaga el aire y las luces, y lleva los vasos o pocillos que utilizaste para la cocina.
- Antes de terminar tu jornada, retira lo que tienes en el puesto para que tus compañeros puedan utilizarlo al siguiente día, déjalo como te gustaría encontrarlo.
- En el baño no arrojes los papeles en el sanitario ni en el piso. Si la papelera está llena, si se acabó el papel, las toallas de manos o el jabón, por favor informa a Esperanza.
- Deja siempre los cajones cerrados, considera que además de propiciar desorden o de perder lo que guardaste allí, puedes causar un accidente.
- Consume alimentos sólo en la cocina.
- Utiliza bien los recipientes para la basura y clasifícala.
Cambios en SIG y tablas de retención documental
Seguimos cambiando poco a poco
Los cambios vividos nos ponen muchos retos como organización, pues no solo se trata de los equipos de trabajo, sino que también deben verse reflejados en el nuestro Sistema Integrado de Gestión – SIG. Seguramente ya comenzaste a notar los cambios en las carpetas de retención documental (VPN), el las carpetas de
SharePoint, en las listas de correo, y pronto seguiremos haciendo una transición, pues no podemos hacerlo todo de
inmediato porque la información requiere ser reorganizada.
Puedes ver en Share Point se irá migrando a la nueva estructura, por lo tanto, debes tener presente que tenemos una nueva carpeta en la que se está creando una nueva estructura.
El Equipo de Calidad también irá avanzando en las caracterizaciones, documentación de los procesos y formatos que irán encontrando aquí.
Por lo pronto, si requieres mayor información o necesitas ubicar algo que no encuentras puedes consultar con la persona de tu área que integra el Equipo de Calidad o directamente con María Fernanda Guerrero.
Volvamos al buen uso del tiempo
Hacer más en menos tiempo: ¿en realidad es productivo?
La vida es más que cumplir una lista de trabajo, estudio y otros compromisos. Replantear la idea del éxito como el exceso de ocupaciones es un primer paso en la búsqueda del balance entre los espacios que dedicas a ti y a los demás. Algunas recomendaciones para lograrlo son:
- Identifica tus rutinas
- Clasifica los compromisos y asígnales un color: trabajo, rojo; estudio, azul; familia, verde; hobbies, púrpura, entre otros.
- Calcula cuánto tiempo dedicas a cada uno de estos ámbitos.
- Redistribuye las categorías de forma equilibrada y a un nivel de autoexigencia sensato. Por ejemplo: invierte nueve horas en el trabajo, ocho horas en dormir y el resto en tus intereses.
- Reserva espacios para tu alimentación.
- Incorpora en tu rutina diaria las pausas activas, las cuales previenen el estrés y otras enfermedades laborales.
Realizar ejercicios de descarga, como mover el cuerpo o socializar con amigos, impacta positivamente tus procesos hormonales y cerebrales y fortalece tus habilidades cognitivas, de atención, memoria, lenguaje y percepción. Asimismo, disminuyes tus niveles de tensión, reduces el estrés y mejoras tu estado de ánimo. No esperes más para equilibrar tu agenda entre descanso y productividad.
¿Crees que ocio es sinónimo de improductividad y pereza?
El latín otium es la raíz de la palabra ocio, que significa reposo y hace referencia al descanso o a las actividades no laborales —usualmente recreativas— que se ejecutan de manera voluntaria y desencadenan felicidad, regocijo y disfrute.
Sin embargo, el ocio puede ser o no beneficioso dependiendo de si brinda una experiencia de valor y sentido, generando lazos entre personas, quehaceres y escenarios que, a su vez, originen vivencias significativas. Estos son algunos consejos para dejar de concebir el ocio como inutilidad y usarlo en favor de la salud física y mental:
- Acude al baúl de los recuerdos: ¿cuáles eran esas prácticas que te hacían sentir feliz cuando eras niño? ¡Es hora de volver a intentarlo!
- Convierte esa actividad en una motivación para tu día a día. Hay quienes se conectan con el arte, la gastronomía, los idiomas, la literatura o el ejercicio.
- Las horas libres también se gestionan: identifica cuánto duermes diariamente, cuánto trabajas, qué haces el resto del día y qué quieres empezar a hacer.
Ningún exceso es positivo, por lo que cuidar cuánto le dedicas a cada espacio, teniendo en cuenta que descansar no es solo dormir, es fundamental para que haya un verdadero balance. Por ejemplo: no caigas en loops (círculos) infinitos: redes sociales, videojuegos y series son contenidos que pueden mantenerte anclado al sofá. Establece un límite y prueba otras opciones que te pongan en movimiento.